Master file — przygotowanie i przegląd dokumentacji grupowej
Dokumentacja przygotowana przez zagraniczną centralę może wymagać uzupełnienia na potrzeby polskiej spółki. Sprawdzamy obowiązek posiadania master file, zakres materiałów i zgodność z wymaganiami. Opracowujemy brakujące części na podstawie danych grupy oraz uzgadniamy dokument z opisem lokalnych transakcji i właściwym rokiem.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla polskich podmiotów należących do grup kapitałowych, które otrzymały master file od centrali albo potrzebują przygotować grupową dokumentację cen transferowych.
Dokument z centrali
Materiał jest obszerny, lecz nie wiadomo, czy obejmuje wszystkie wymagane obszary i właściwy okres.
Pierwszy obowiązek
Wzrost grupy lub zmiana konsolidacji wymaga oceny warunków sporządzenia dokumentacji grupowej.
Brakujące dane
Informacje o finansowaniu, prawach niematerialnych lub łańcuchach wartości są rozproszone między działami.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Weryfikacja obowiązku
Analizujemy konsolidację, przychody grupy i obowiązki lokalnej dokumentacji. Ustalamy właściwy rok oraz terminy na podstawie sytuacji podmiotu.
Ocena obowiązku master file i plan pozyskania danych.
Przegląd kompletności
Porównujemy dokument z wymaganym zakresem dotyczącym struktury, działalności, finansowania i innych elementów grupy. Sprawdzamy spójność z local file.
Tabela braków, niespójności i pytań do centrali.
Uzupełnienie dokumentu
Opracowujemy uzgodnione części na podstawie potwierdzonych materiałów. Oznaczamy źródła i ustalamy sposób aktualizacji przy zmianach w grupie.
Uzupełniony master file lub raport przeglądu do wdrożenia.
Przekazanie dokumentów i ustaleń
Omawiamy przygotowany materiał oraz uwagi klienta. Wskazujemy osoby odpowiedzialne za podpisy i dalsze czynności, dokumenty pozostające do uzupełnienia oraz działania wymagające osobnego zlecenia.
Materiały z kolejnością dalszych działań.
Granice zlecenia
Zakres zależy od dostępu do danych grupy. Tłumaczenia, raportowanie CbC, sporządzenie local file i reprezentacja w kontroli wymagają osobnego zlecenia.
Kluczowe rozróżnienia w tej sprawie
Zestawienie pokazuje, jakie kwestie rozdzielamy podczas analizy. Ostateczny zakres wynika z dokumentów i aktualnego etapu sprawy.
| Obszar | Co ustalamy | Praktyczne znaczenie |
|---|---|---|
| Obowiązek | Konsolidacja, skala grupy i local file | Ustalenie, czy master file jest wymagany. |
| Zakres | Elementy wynikające z polskich przepisów | Wykrycie braków w dokumencie centrali. |
| Spójność | Rok, struktura i lokalne transakcje | Dokumentacja opisująca ten sam stan faktyczny. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Grupowy dokument nie zastępuje local file
Master file przedstawia szerszy obraz działalności grupy, natomiast lokalna dokumentacja dotyczy określonych transakcji podatnika. Porównujemy oba poziomy, aby opis funkcji, finansowania i praw niematerialnych nie był sprzeczny. Nie kopiujemy treści centrali bez odniesienia do polskiego podmiotu.
Odpowiedzialność pozostaje po stronie zobowiązanego podmiotu
Przygotowanie dokumentu przez inną spółkę grupy nie zwalnia z oceny jego zgodności z wymaganiami. Sprawdzamy także język oraz gotowość do udostępnienia materiałów organowi. Brak dostępu do danych oznaczamy w raporcie i kierujemy konkretne pytania do właścicieli informacji.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Cel i aktualny etap
Omawiamy oczekiwany rezultat, uczestników sprawy i najbliższe terminy. Potwierdzamy możliwość przyjęcia zlecenia oraz osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
Materiały i zakres
Ustalamy dokumenty potrzebne do analizy, sposób ich przekazania i ewentualne braki. Oferta określa konkretne opracowania oraz granice odpowiedzialności.
Analiza i opracowanie
Przygotowujemy uzgodniony materiał, wyjaśniamy istotne ryzyka i wskazujemy decyzje, których nie można podjąć bez informacji od klienta lub specjalisty.
Omówienie i dalsze kroki
Przekazujemy wynik wraz z wyjaśnieniami. Ustalamy, które czynności wykona klient, a które wymagają odrębnego zlecenia, zgody albo działania właściwego organu.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Wynagrodzenie ustalamy po określeniu zakresu i ocenie materiałów. W ofercie wskazujemy dokumenty lub działania objęte ceną, liczbę uzgodnień i sposób rozliczania dodatkowych prac. Opłaty urzędowe, sądowe, notarialne oraz koszty zewnętrznych specjalistów omawiamy osobno, jeżeli dotyczą sprawy. Termin naszej pracy potwierdzamy po otrzymaniu potrzebnych informacji; nie jest on gwarancją terminu decyzji urzędu, sądu lub kontrahenta.
Co wpływa na koszt?
- Weryfikacja obowiązku — zakres i kompletność materiałów.
- Przegląd kompletności — liczba dokumentów oraz uczestników sprawy.
- Potrzeba uzgodnień z księgowością, pełnomocnikiem lub innym specjalistą oraz pilność.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Skonsolidowane sprawozdanie i dane o przychodach grupy
- Aktualny master file lub materiały do jego przygotowania
- Schemat organizacyjny, finansowanie i informacje o prawach niematerialnych
- Lokalna dokumentacja oraz opis zmian w grupie
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy każda spółka w grupie potrzebuje master file?
Nie. Obowiązek zależy od ustawowych warunków, które sprawdzamy na podstawie danych konsolidacyjnych i sytuacji polskiego podmiotu.
Czy można wykorzystać dokument w języku angielskim?
Przepisy przewidują taką możliwość, ale organ może zażądać wersji polskiej. Oceniamy kompletność i gotowość do wykonania odpowiedniego żądania.
Czy centrala może przygotować dokument za polską spółkę?
Tak, lecz trzeba sprawdzić jego zgodność z właściwymi wymaganiami. Samo otrzymanie pliku nie potwierdza wykonania całego obowiązku.
Co jeśli grupa nie udostępnia wszystkich informacji?
Przygotowujemy listę konkretnych braków i pytań. Nie uzupełniamy istotnych danych fikcyjnymi opisami ani nie potwierdzamy kompletności niepełnego materiału.
Czy można zlecić tylko analizę dokumentów?
Tak. Możemy rozpocząć od oceny materiałów i pisemnych zaleceń. Przygotowanie lub złożenie dokumentów obejmujemy osobnym, uzgodnionym zakresem.
Jak ustalicie koszt tej usługi?
Po poznaniu zakresu, dokumentów i terminu przedstawiamy wycenę. Wskażemy również czynności klienta oraz koszty zewnętrzne, jeśli będą potrzebne.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Zapytaj o zakres i wycenę.
Podaj rok, kraj centrali i informację o dostępności master file. Napisz, czy znasz przychody skonsolidowane grupy i termin wymagany przez spółkę. Nie przesyłaj haseł, numerów PESEL ani danych innych osób. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Podaj rok, kraj centrali i informację o dostępności master file. Napisz, czy znasz przychody skonsolidowane grupy i termin wymagany przez spółkę. Nie przesyłaj haseł, numerów PESEL ani danych innych osób. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.
Oficjalne informacje związane z tematem
- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych — tekst i zmiany
- Rozporządzenie w sprawie dokumentacji cen transferowych w CIT