Dokumentacja local file — transakcje z podmiotami powiązanymi
Firma rozlicza pożyczki, usługi lub dostawy z podmiotami powiązanymi? Pomagamy ustalić zakres dokumentacji lokalnej i przygotować opis transakcji odpowiadający rzeczywistym działaniom stron. Łączymy umowy z danymi finansowymi oraz analizą funkcji, aktywów i ryzyk. Dokumentacja nie powinna być kopią pliku grupowego bez odniesienia do polskiego podatnika.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla polskich przedsiębiorców i spółek uczestniczących w transakcjach kontrolowanych. Obowiązek, zwolnienia oraz indywidualną ocenę podatkową potwierdza właściwy uprawniony specjalista.
Transakcje w grupie
Występują powtarzalne usługi, towary lub finansowanie. Trzeba prawidłowo zidentyfikować zakres i wartość transakcji jednorodnej.
Dokument od centrali
Otrzymałeś ogólny opis grupy. Sprawdzamy, które informacje odpowiadają lokalnym obowiązkom i wymagają uzupełnienia.
Nowy model rozliczeń
Zmieniono role albo sposób ustalania ceny. Dokumentacja powinna odzwierciedlać te zmiany i dane badanego roku.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Mapa obowiązków
Porządkujemy powiązania, transakcje i wartości oraz materiał do oceny progów i zwolnień.
Lista pozycji do udokumentowania.
Analiza funkcjonalna
Opisujemy rzeczywiste zadania stron, używane aktywa i ponoszone ryzyka.
Profil stron transakcji.
Opis rozliczenia
Łączymy umowy, sposób kalkulacji ceny i dane finansowe z materiałem porównawczym.
Spójna część transakcyjna.
Pakiet local file
Przygotowujemy dokument oraz wykaz załączników i danych do potwierdzenia.
Wersja do zatwierdzenia.
Granice zlecenia
Local file nie gwarantuje akceptacji ceny przez organ. Ocenę podatkową i reprezentację wykonuje uprawniony specjalista, a zakres dokumentu zależy od ujawnionych transakcji.
Dokument odpowiada rzeczywistej transakcji
Umowa, księgi i opis działalności powinny przedstawiać ten sam model współpracy.
| Warstwa | Co sprawdzamy | Rezultat |
|---|---|---|
| Strony | Powiązania i rzeczywiste funkcje. | Opis profilu transakcji. |
| Cena | Metoda, kalkulacja i warunki. | Uzasadnienie rozliczenia. |
| Dane | Kwoty, dokumenty i wynik okresu. | Uzgodnienie z księgami. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Próg bada się dla właściwie rozpoznanej transakcji
Nie wystarczy sprawdzić każdej faktury oddzielnie ani przyjąć, że jeden kontrahent oznacza zawsze jedną transakcję. Ustalamy charakter świadczeń i dane do oceny jednorodności, wartości oraz ewentualnych zwolnień. Wynik tej pracy zapisujemy, aby było jasne, dlaczego określona pozycja została objęta dokumentacją lub wyłączona. Osobno sprawdzamy obowiązki informacyjne związane z TPR.
Opis grupowy wymaga lokalnego potwierdzenia
Centrala może znać strategię grupy, lecz polska jednostka odpowiada za własne dane i rzeczywisty przebieg transakcji. Weryfikujemy, kto podejmuje decyzje, posiada zasoby i ponosi skutki ryzyka. Jeśli opis umowny różni się od praktyki, pokazujemy rozbieżność zamiast ją ukrywać. Analiza porównawcza, master file i TPR mają odrębny zakres, który określamy w ofercie.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Transakcje
zbieramy listę powiązań i rozliczeń.
Rozpoznanie
ustalamy zakres dokumentacji oraz braki.
Opracowanie
przygotowujemy opis funkcji, ceny i danych.
Uzgodnienie
sprawdzamy dokument z księgami i osobami odpowiedzialnymi.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Cena zależy od liczby i rodzaju transakcji, dostępności danych oraz materiałów grupowych. Oferta określa local file i uzgodnienia. Nowa analiza porównawcza, master file, informacja TPR oraz reprezentacja podatkowa są wyceniane osobno, jeżeli nie zostały wprost włączone do pakietu.
Co wpływa na koszt?
- Liczba transakcji jednorodnych i podmiotów.
- Złożoność funkcji oraz sposobu ustalania ceny.
- Dostępność danych porównawczych i dokumentów grupy.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Struktura grupy i informacje o powiązaniach.
- Umowy, faktury oraz zestawienie transakcji za rok.
- Dane finansowe i kalkulacje cen lub marż.
- Opis funkcji stron oraz istniejące analizy porównawcze.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy sama umowa wystarcza jako local file?
Nie. Dokumentacja wymaga szerszego opisu i danych odpowiednich do transakcji oraz obowiązujących wymogów.
Czy dokumentację przygotowuje się dla każdej faktury?
Nie należy tak zakładać. Najpierw identyfikujemy transakcje i sposób ustalenia ich wartości.
Czy dokument centrali można wykorzystać?
Tak, jako materiał źródłowy. Sprawdzamy jego zgodność z lokalnym stanem i potrzebnymi elementami.
Czy oferta obejmuje benchmark?
Tylko jeśli został uwzględniony. Przygotowanie lub aktualizacja analizy może być osobnym zadaniem.
Czy zwolnienie z local file usuwa obowiązek TPR?
Nie zawsze. Obowiązki informacyjne oceniamy oddzielnie dla konkretnej sytuacji.
Czy można przygotować dokumentację za wcześniejszy rok?
Tak, po ocenie materiałów i terminów. Nie zakładamy, że obecne dane wiernie opisują historyczny model.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Zapytaj o zakres i wycenę.
Podaj rok, rodzaje rozliczeń i liczbę podmiotów powiązanych. Wskaż, czy grupa posiada dokumentację oraz aktualne analizy, które można wykorzystać po weryfikacji.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Podaj rok, rodzaje rozliczeń i liczbę podmiotów powiązanych. Wskaż, czy grupa posiada dokumentację oraz aktualne analizy, które można wykorzystać po weryfikacji.