Księgowość fundacji i organizacji — ewidencja i sprawozdania
Fundacja lub stowarzyszenie potrzebuje uporządkować rozliczenia i odpowiedzialność za dokumenty? Pomagamy ustalić właściwy model ewidencji oraz zakres bieżącej księgowości i sprawozdawczości. Rozdzielamy źródła finansowania, projekty i rodzaje działalności. Dzięki temu zarząd wie, jakie materiały przekazuje, jakie zestawienia otrzyma i które obowiązki pozostają po stronie organizacji.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji w Polsce, zależnie od ich formy i warunków działalności. Fundacje rodzinne wymagają odrębnie ustalonego modelu obsługi.
Start organizacji
Trzeba ustalić sposób ewidencji, obieg dokumentów i obowiązki przed pierwszymi wpłatami oraz wydatkami.
Kilka źródeł finansowania
Darowizny, składki, dotacje i odpłatne działania wymagają czytelnego przypisania dokumentów do właściwych zadań.
Zmiana obsługi
Organizacja przejmuje dane od poprzedniego wykonawcy i potrzebuje ustalić kompletność zapisów, salda oraz terminy sprawozdań.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Wybór modelu ewidencji
Sprawdzamy formę organizacji, rodzaje działalności i warunki korzystania z właściwych zasad rozliczeń.
Uzgodniony model księgowości.
Obieg dokumentów
Ustalamy sposób opisywania wydatków, zatwierdzania, przekazywania oraz przypisania do projektów i źródeł.
Instrukcja współpracy z zarządem.
Bieżące rozliczenia
Przygotowujemy uzgodnioną ewidencję i zestawienia na podstawie kompletnych dokumentów oraz wskazanego zakresu odpowiedzialności.
Przejrzyste dane finansowe organizacji.
Sprawozdania i terminy
Porządkujemy obowiązki roczne i projektowe, wymagane zatwierdzenia, podpisy oraz zakres przekazania dokumentów.
Kalendarz i pakiet rozliczeniowy.
Granice zlecenia
Zakres nie obejmuje automatycznie audytu biegłego, pisania wniosków grantowych ani naprawy wcześniejszych okresów. Indywidualne doradztwo podatkowe i dodatkowe raporty wymagają odrębnych ustaleń.
Nie każde rozliczenie służy temu samemu celowi
Poniższe rozróżnienia pomagają określić właściwy zakres zlecenia. Rozwiązanie dobieramy do dokumentów, celu i faktycznego etapu sprawy.
| Obszar | Co ustalamy | Praktyczne znaczenie |
|---|---|---|
| Księgi organizacji | Rzeczywiste zdarzenia, dokumenty i właściwe zasady ewidencji. | Podstawa zapisów musi być spójna z całą działalnością, nie tylko jednym grantem. |
| Rozliczenie dotacji | Warunki umowy, budżet, kwalifikowalność i dowody wykonania zadania. | Prawidłowe ujęcie księgowe nie oznacza automatycznej akceptacji kosztu przez grantodawcę. |
| Sprawozdawczość OPP | Obowiązki związane z posiadanym statusem i właściwymi terminami. | Nie należy utożsamiać ich z obowiązkami każdej organizacji pozarządowej. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Model ewidencji trzeba sprawdzić przed jego przyjęciem
Nie każda organizacja może korzystać z uproszczonej ewidencji. Weryfikujemy warunki, rodzaj działalności i potrzebne decyzje zamiast stosować uproszczenie wyłącznie z powodu niewielkiej liczby faktur. Jeśli organizacja zmienia skalę lub rozpoczyna nowe czynności, model wymaga ponownej oceny. Przy przejęciu obsługi ustalamy także, czy dane wcześniejszych okresów są kompletne i kto odpowiada za ich ewentualne uzupełnienie.
Cel statutowy nie zwalnia automatycznie ze wszystkich podatków
Wpływy i wydatki trzeba kwalifikować zgodnie z rzeczywistą działalnością oraz właściwymi przepisami. Nie zakładamy, że każdy przychód NGO jest zwolniony ani że brak zysku usuwa obowiązki deklaracyjne. Sprawy wymagające indywidualnego doradztwa podatkowego kierujemy do uprawnionego wykonawcy. Zarząd nadal odpowiada za przekazanie dokumentów, decyzje i wymagane zatwierdzenia; zlecenie obsługi nie oznacza usunięcia wszystkich jego ustawowych obowiązków.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Cel i aktualny etap
Omawiamy oczekiwany rezultat, uczestników sprawy i najbliższe terminy. Potwierdzamy możliwość przyjęcia zlecenia oraz osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
Materiały i zakres
Ustalamy dokumenty potrzebne do analizy, sposób ich przekazania i ewentualne braki. Oferta określa konkretne opracowania oraz granice odpowiedzialności.
Analiza i opracowanie
Przygotowujemy uzgodniony materiał, wyjaśniamy istotne ryzyka i wskazujemy decyzje, których nie można podjąć bez informacji od klienta lub specjalisty.
Omówienie i dalsze kroki
Przekazujemy wynik wraz z wyjaśnieniami. Ustalamy, które czynności wykona klient, a które wymagają odrębnego zlecenia, zgody albo działania właściwego organu.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Wynagrodzenie ustalamy po określeniu zakresu i ocenie materiałów. W ofercie wskazujemy dokumenty lub działania objęte ceną, liczbę uzgodnień i sposób rozliczania dodatkowych prac. Opłaty urzędowe, sądowe, notarialne oraz koszty zewnętrznych specjalistów omawiamy osobno, jeżeli dotyczą sprawy. Termin naszej pracy potwierdzamy po otrzymaniu potrzebnych informacji; nie jest on gwarancją terminu decyzji urzędu, sądu lub kontrahenta.
Co wpływa na koszt?
- Forma organizacji, model ewidencji i liczba dokumentów.
- Liczba projektów, dotacji oraz rodzajów działalności.
- Bieżące prowadzenie, przejęcie danych czy korekty wcześniejszych okresów.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Statut, dane rejestrowe, status organizacji i rodzaje działalności.
- Polityka rachunkowości lub dokumenty dotychczasowego modelu ewidencji.
- Umowy dotacji, budżety projektów oraz opis źródeł finansowania.
- Dokumenty bieżące, dane poprzedniego okresu i kalendarz obowiązków.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy mała fundacja zawsze może prowadzić uproszczoną ewidencję?
Nie. Trzeba sprawdzić ustawowe warunki i właściwe decyzje. Sama mała liczba dokumentów nie rozstrzyga o dopuszczalności uproszczenia.
Czy księgowość obejmuje rozliczenie każdego grantu?
Tylko w uzgodnionym zakresie. Umowa grantowa może wymagać odrębnych zestawień, opisów i dowodów wykonania zadania.
Czy wszystkie przychody NGO są wolne od podatku?
Nie należy tego zakładać. Kwalifikacja zależy od źródła, przeznaczenia i przepisów. Indywidualne doradztwo podatkowe wymaga właściwego wykonawcy.
Czy przejmiecie dane od poprzedniej księgowości?
Możemy zorganizować przejęcie po uzgodnieniu zakresu. Braki, korekty i odtworzenie dawnych zapisów wyceniamy osobno od bieżącej obsługi.
Czy podpiszecie dokumenty za cały zarząd?
Podpisy i zatwierdzenie wymagają właściwych osób oraz procedury. Obsługa księgowa nie oznacza automatycznego zastąpienia organów organizacji.
Czy ta usługa dotyczy fundacji rodzinnej?
Ta strona opisuje NGO. Fundacja rodzinna ma odrębny cel i obowiązki, dlatego jej obsługę trzeba wyraźnie uzgodnić jako osobny model.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Księgowość fundacji — ewidencja i rozliczenia
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiRozliczenie dotacji NGO — koszty i sprawozdanie
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiSprawozdawczość OPP — przygotowanie i publikacja danych
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiUEPiK dla organizacji pozarządowej — kwalifikacja i wdrożenie ewidencji
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiRozdzielenie działalności NGO w księgach — konta i klucze kosztów
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiDarowizny rzeczowe fundacji — dokumenty i ujęcie księgowe
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiSkładki członkowskie stowarzyszenia — ewidencja i uzgodnienie wpłat
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiRozliczenie zbiórki publicznej — ewidencja ofiar i przygotowanie sprawozdań organizatora
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiKoszty projektu finansowanego z dotacji — przypisanie wydatków do budżetu i dowodów realizacji
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiWolontariat a dokumenty księgowe — porozumienia, zwrot wydatków i ewidencja projektu
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiWynagrodzenie zarządu fundacji w księgach — podstawa wypłaty i powiązanie z listą rozliczeń
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiCIT-8 organizacji non-profit — uzgodnienie dochodu i załączników zeznań organizacji
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiRozliczenie zagranicznej darowizny — waluta, cel darczyńcy i dowody otrzymania środków
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiFundacja bez aktywności i obowiązki księgowe — przegląd rocznych obowiązków i rzeczywistych sald
Poznaj zakres pomocyKsięgowość i podatkiZwrot niewykorzystanej dotacji — uzgodnienie salda finansowania i dokumentów zwrotu
Poznaj zakres pomocyZapytaj o zakres i wycenę.
Podaj formę organizacji, rodzaje przychodów, liczbę projektów i obecny sposób ewidencji. Wskaż najbliższy termin sprawozdania oraz to, czy zmieniasz wykonawcę księgowości. Nie przesyłaj haseł, numerów PESEL ani danych innych osób. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Podaj formę organizacji, rodzaje przychodów, liczbę projektów i obecny sposób ewidencji. Wskaż najbliższy termin sprawozdania oraz to, czy zmieniasz wykonawcę księgowości. Nie przesyłaj haseł, numerów PESEL ani danych innych osób. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.