Księgowość fundacji — ewidencja i rozliczenia
Fundacja potrzebuje ewidencji, która pokazuje źródła finansowania i sposób wykorzystania środków. Pomagamy zorganizować bieżącą księgowość, rozdzielić projekty oraz przygotować uzgodnione rozliczenia. Uwzględniamy działalność statutową, odpłatną i gospodarczą, zamiast zakładać, że każda organizacja korzysta z identycznych uproszczeń lub zwolnień.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla fundacji działających w Polsce, zarówno rozpoczynających pracę, jak i przejmujących dokumentację od dotychczasowego biura. Status OPP wymaga dodatkowego zakresu sprawozdawczości.
Nowa fundacja
Potrzebujesz polityki rachunkowości, obiegu dokumentów i podziału odpowiedzialności. Ustalamy zasady przed pierwszymi rozliczeniami projektów.
Kilka źródeł finansowania
Dotacje, darowizny i odpłatne działania wymagają oddzielnego śledzenia. Porządkujemy przypisanie wpływów i kosztów do właściwych zadań.
Zmiana biura
Przejmujesz księgi w trakcie roku. Sprawdzamy kompletność eksportów, sald i otwartych rozliczeń, aby uniknąć ponownego księgowania tych samych dokumentów.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Model ewidencji
Ustalamy właściwy sposób prowadzenia ksiąg oraz potrzebne przekroje projektu i działalności.
Plan prowadzenia rozliczeń.
Dokumenty bieżące
Porządkujemy faktury, rachunki, wyciągi i dowody dotyczące darowizn oraz wydatków statutowych.
Uzgodnione zapisy księgowe.
Kontrola sald
Wyjaśniamy różnice na rachunkach, rozrachunki i kwoty wymagające rozliczenia z realizatorami zadań.
Lista otwartych pozycji.
Zamknięcie okresu
Przygotowujemy uzgodnione zestawienia i dane do obowiązków podatkowych oraz rocznych.
Pakiet rozliczeniowy zarządu.
Granice zlecenia
Zakres nie obejmuje automatycznie badania przez biegłego rewidenta, opinii podatkowej ani potwierdzania wykonania zadań statutowych. Dodatkowe czynności wymagają uzgodnienia i właściwych dokumentów.
Rozdziel źródło od przeznaczenia
Ten sam przelew może wymagać opisu księgowego oraz osobnego przypisania do projektu.
| Obszar | Dokumenty | Wynik |
|---|---|---|
| Darowizny | Potwierdzenia wpływu i warunki darczyńcy. | Ewidencja celu wykorzystania. |
| Projekty | Budżety, umowy i dowody wydatków. | Koszty przypisane do zadań. |
| Działalność odpłatna | Umowy, sprzedaż i kalkulacje. | Oddzielne rozliczenie przychodów. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Status fundacji nie oznacza automatycznego zwolnienia
Sposób opodatkowania zależy od rodzaju przychodów, celu przeznaczenia dochodu i spełnienia odpowiednich warunków. Sprawdzamy dane potrzebne do rozliczenia zamiast traktować wszystkie wpływy tak samo. Dotyczy to również sprzedaży usług i ewentualnych obowiązków VAT. Zagadnienia wymagające indywidualnej opinii podatkowej kierujemy do odrębnie uzgodnionej analizy uprawnionego specjalisty.
Dobry opis wydatku powstaje przy zakupie
Faktura nie zawsze wyjaśnia, jakiemu zadaniu służył wydatek i kto potwierdził jego wykonanie. Ustalamy prosty obieg zatwierdzania, oznaczenie projektu oraz zasady przekazywania materiałów. Zarząd zachowuje decyzje dotyczące działalności i odpowiedzialność za przekazane informacje. Księgowość pomaga odtworzyć przebieg operacji, ale nie zastępuje dokumentów merytorycznych ani rozliczenia rezultatów dotacji.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Rozpoznanie
ustalamy działalność, finansowanie i obowiązki.
Przejęcie
odbieramy księgi oraz uzgadniamy salda początkowe.
Obsługa
prowadzimy ewidencję według wspólnego harmonogramu.
Raport
przekazujemy zestawienia i listę brakujących informacji.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Abonament zależy od liczby dokumentów, projektów i rodzajów działalności. Przed rozpoczęciem określamy, czy obejmuje zamknięcie roku, deklaracje, kadry i raporty dla grantodawców. Odtworzenie brakujących ksiąg i korekty wcześniejszych okresów wyceniamy oddzielnie po sprawdzeniu materiałów.
Co wpływa na koszt?
- Liczba projektów i wymaganych przekrojów kosztowych.
- Pełne księgi albo uprawnienie do określonego uproszczenia.
- Kadry, VAT i zaległości w dokumentacji.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Statut, dane rejestrowe i uchwały dotyczące działalności.
- Polityka rachunkowości oraz aktualne księgi i salda.
- Umowy dotacji, darowizn i odpłatnych działań.
- Faktury, wyciągi i dokumenty rozliczeń projektowych.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy mała fundacja może prowadzić prostszą ewidencję?
Możliwość zależy od spełnienia aktualnych warunków. Sam niewielki budżet nie przesądza wyboru dopuszczalnego rozwiązania.
Czy darowiznę księguje się jak sprzedaż?
Nie należy automatycznie utożsamiać tych operacji. Sprawdzamy podstawę wpływu oraz ewentualne świadczenie wzajemne.
Czy przejmiecie księgi w środku roku?
Tak, po ustaleniu daty przejęcia, otrzymaniu danych i uzgodnieniu, kto odpowiada za wcześniejsze okresy.
Czy rozliczacie projekty z dotacji?
Możemy uwzględnić odrębny pakiet projektowy. Potrzebne są umowa, regulamin finansowania oraz zatwierdzony budżet.
Czy fundacja bez działalności składa dokumenty roczne?
Brak bieżących operacji nie usuwa automatycznie obowiązków. Ustalamy je na podstawie statusu i właściwego okresu.
Czy potrzebujecie dostępu do banku?
Zwykle ustalamy przekazywanie wyciągów lub odrębne uprawnienia. Nie prosimy o prywatne hasła ani kody autoryzacji.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Zapytaj o zakres i wycenę.
Opisz rodzaje finansowania, miesięczną liczbę dokumentów i status OPP. Dzięki temu ustalimy, czy potrzebujesz bieżącej obsługi, przejęcia ksiąg czy uporządkowania zaległości.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Opisz rodzaje finansowania, miesięczną liczbę dokumentów i status OPP. Dzięki temu ustalimy, czy potrzebujesz bieżącej obsługi, przejęcia ksiąg czy uporządkowania zaległości.