Audyt procesu fakturowania KSeF — błędy i plan poprawy
KSeF działa, ale zespół nadal ręcznie wyjaśnia zagubione dokumenty, odrzucenia lub różnice z księgowością? Przeglądamy konkretny proces na uzgodnionej próbie i porównujemy faktyczne czynności z przyjętymi zasadami. Wynikiem jest raport problemów, ich przyczyn oraz działań, które można przypisać odpowiedzialnym osobom.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla firm korzystających już z KSeF i chcących sprawdzić organizację fakturowania. Przegląd obejmuje wskazane okresy i scenariusze. Nie jest certyfikacją Ministerstwa Finansów, pełnym audytem bezpieczeństwa informatycznego ani badaniem wszystkich transakcji firmy.
Różne liczby faktur
Program sprzedaży i księgowość pokazują inne zestawienia. Potrzebujesz ustalić, gdzie powstaje różnica.
Powtarzające się błędy
Zespół poprawia te same pola lub wielokrotnie wysyła dokumenty, ale nie ma jasnej instrukcji postępowania.
Kontrola po zmianie
Nowy program, oddział lub wykonawca księgowości zmienił obieg. Chcesz ocenić działanie procesu po wdrożeniu.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Ustalenie próby
Wybieramy okresy, typy dokumentów i scenariusze, które mają zostać prześledzone.
Opis zakresu oraz ograniczeń przeglądu.
Prześledzenie obiegu
Porównujemy dokumenty, statusy i przekazanie danych między uczestnikami procesu.
Rejestr rozbieżności z materiałem potwierdzającym.
Ocena przyczyn
Rozdzielamy błąd danych, problem organizacyjny i zagadnienie wymagające dostawcy IT.
Lista przyczyn oraz priorytetów naprawy.
Plan i odbiór zmian
Opisujemy działania i sposób sprawdzenia ich wykonania w potwierdzonym zakresie.
Raport z zadaniami oraz kryteriami ponownej kontroli.
Granice zlecenia
Przegląd nie jest urzędową certyfikacją ani pełnym audytem IT. Zakres próby, naprawy programu i korekty podatkowe ustalamy oddzielnie.
Jak odróżniamy rodzaje problemów?
Ten sam komunikat może wynikać z różnych elementów obiegu.
| Obszar | Przykład | Kierunek poprawy |
|---|---|---|
| Dane | Niezgodne pola lub brak wymaganej informacji. | Kontrola przed wysłaniem i poprawa źródła danych. |
| Proces | Nikt nie sprawdza wyniku przekazania. | Wyznaczenie odpowiedzialnej osoby i zastępstwa. |
| Narzędzie | Niewłaściwa obsługa statusu przez integrację. | Zgłoszenie odtwarzalnego przypadku do dostawcy. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Numer faktury w programie nie wystarcza do oceny całego obiegu
Przy przeglądzie zestawiamy powiązania między dokumentem źródłowym, komunikatem systemu i zapisem w księgowości. Pozwala to rozpoznać pomyłkę w identyfikacji, nieobsłużone odrzucenie albo ponowienie. Nie zakładamy, że każda różnica liczby dokumentów jest błędem podatkowym. Najpierw trzeba wyjaśnić zakres zestawień, daty oraz sposób liczenia korekt.
Raport powinien dać się wykorzystać do konkretnej zmiany
Każde istotne ustalenie opisujemy wraz z materiałem, skutkiem i proponowaną czynnością. Oddzielamy potwierdzony problem od sytuacji, której nie można było sprawdzić. Naprawa programu pozostaje zadaniem właściwego wykonawcy IT, a korekta rozliczeń wymaga osobnego zakresu księgowego. Ponowny przegląd może potwierdzić wykonanie uzgodnionych działań, ale nie gwarantuje braku przyszłych błędów.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Objawy
opisujesz problemy i wskazujesz okres.
Próba
ustalamy scenariusze oraz dostępne dowody.
Analiza
odtwarzamy przebieg i przyczyny rozbieżności.
Raport
przekazujemy zadania oraz sposób oceny poprawy.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Wycena zależy od liczby procesów, zakresu próby i jakości śladów systemowych. Oddzielamy przegląd od wykonania poprawek, programowania i korekt podatkowych. Przed rozpoczęciem określamy format raportu oraz ewentualną kontrolę po zmianach.
Co wpływa na koszt?
- Liczba scenariuszy i systemów w obiegu.
- Dostępność statusów, dokumentów i historii błędów.
- Raport jednorazowy albo również przegląd wdrożonych zmian.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Opis procesu i podział obowiązków w zespole.
- Zestawienia faktur, statusów i komunikatów za wybrany okres.
- Przykłady zgłaszanych błędów oraz korespondencja z dostawcą.
- Instrukcje wyjątków i informacje o używanych narzędziach.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy to oficjalny certyfikat zgodności KSeF?
Nie. To uzgodniony przegląd procesu z opisem zakresu i ograniczeń.
Czy sprawdzacie każdą fakturę?
Tylko jeśli tak określimy zakres. Zwykle ustalamy reprezentatywną próbę konkretnych scenariuszy.
Czy naprawicie program?
Problemy techniczne opisujemy dla właściwego dostawcy. Programowanie wymaga odrębnego uzgodnienia.
Czy raport obejmuje podatki?
Ocena podatkowa transakcji i korekty rozliczeń są osobnym zakresem.
Czy trzeba udostępnić hasła?
Nie. Materiały i dostęp organizujemy bez przesyłania prywatnych danych uwierzytelniających przez formularz.
Czy można sprawdzić tylko zakupy?
Tak, przegląd może dotyczyć wybranego obiegu, z jasnym ograniczeniem w raporcie.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Zapytaj o zakres i wycenę.
Opisz objaw, używany program i okres, którego dotyczy problem. Przygotuj przykład komunikatu bez haseł i prywatnych kluczy.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Opisz objaw, używany program i okres, którego dotyczy problem. Przygotuj przykład komunikatu bez haseł i prywatnych kluczy.