Wdrożenie KSeF w spółce — obieg faktur i start zespołu
Spółka potrzebuje uporządkować codzienną pracę z KSeF? Pomagamy zaprojektować obieg faktur pomiędzy sprzedażą, zakupami i księgowością, ustalić role oraz sprawdzić praktyczne scenariusze. Punktem wyjścia są transakcje firmy i używane narzędzia, a nie samo uruchomienie dostępu do aplikacji.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla zarządów, księgowości i zespołów operacyjnych polskich spółek. Zakres dotyczy organizacji wdrożenia i współpracy z dostawcą programu. Prace programistyczne, zakup licencji oraz szczegółowe opinie podatkowe przy nietypowych transakcjach potwierdzamy odrębnie.
Rozproszona sprzedaż
Faktury wystawiają różne działy i potrzebne są wspólne zasady danych, numeracji oraz kontroli wyniku.
Zewnętrzna księgowość
Spółka i biuro korzystają z różnych narzędzi. Trzeba ustalić pobieranie dokumentów i przekazywanie opisów kosztów.
Nieuporządkowany start
Dostęp już działa, lecz pojawiają się odrzucenia, podwójne przekazania lub niejasność, kto odpowiada za poprawę.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Mapa transakcji
Rozpoznajemy sprzedaż, zakupy, korekty i wyjątki występujące w spółce.
Lista scenariuszy objętych wdrożeniem.
Role i narzędzia
Ustalamy podział zadań oraz wymagania wobec programu i uprawnień.
Tabela odpowiedzialności i lista ustaleń technicznych.
Próby procesu
Sprawdzamy uzgodnione scenariusze od przygotowania danych do potwierdzenia wyniku.
Rejestr problemów i kryteria gotowości.
Instrukcja i przekazanie
Opisujemy pracę bieżącą, obsługę błędów i ścieżkę eskalacji.
Procedura dla pracowników oraz plan kontroli po starcie.
Granice zlecenia
Zakres organizacyjny nie oznacza programowania integracji. KSeF nie zastępuje akceptacji kosztów ani odrębnych obowiązków JPK.
Co powinno znaleźć się w planie uruchomienia?
Integracja narzędzia jest tylko częścią działającego procesu.
Co warto ustalić przed zleceniem?
Odbiór faktury nie zastępuje akceptacji zakupu
KSeF może dostarczyć dokument, ale nie potwierdza, że dana osoba zamówiła usługę, firma otrzymała towar albo wydatek został zatwierdzony. Dlatego w obiegu zakupów zachowujemy kontrolę merytoryczną i zasady rozpoznawania pomyłek. Uzgadniamy sposób przekazywania umów, protokołów i innych materiałów, których samo pobranie faktury nie zapewnia.
Plan awaryjny musi odpowiadać właściwemu trybowi
Brak internetu w firmie, niedostępność systemu i ogłoszona awaria nie są jednym przypadkiem. Procedura powinna wskazywać, kto rozpoznaje sytuację, przygotowuje dokument i kontroluje dalsze przekazanie. Testy wykonuje się w uzgodnionym środowisku, bez wysyłania fikcyjnych transakcji do produkcji. Nie obiecujemy ciągłej dostępności infrastruktury Ministerstwa Finansów ani programu dostawcy.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Procesy
ustalamy rodzaje faktur i uczestników obiegu.
Projekt
rozpisujemy zadania, uprawnienia i wymagania programu.
Próby
realizujemy scenariusze oraz wyjaśniamy błędy.
Start
przekazujemy instrukcję i plan dalszej kontroli.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Koszt zależy od liczby procesów, narzędzi i zespołów. Wycena wskazuje, ile scenariuszy obejmuje przygotowanie i kontrola. Programowanie integracji, licencje, szkolenia dodatkowe i bieżące wsparcie po wdrożeniu są wyodrębniane.
Co wpływa na koszt?
- Liczba systemów i rodzajów transakcji.
- Skala zespołu oraz współpracy z księgowością.
- Procedura organizacyjna lub również wsparcie prób i startu.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Opis sprzedaży, zakupów i typowych korekt w spółce.
- Lista programów oraz kontakt do ich dostawcy.
- Podział ról w firmie i umowa współpracy z księgowością.
- Przykładowe dokumenty pozbawione zbędnych danych osobowych.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy samo logowanie oznacza wdrożenie?
Nie. Trzeba jeszcze ustalić obieg, odpowiedzialność i obsługę problemów.
Czy KSeF akceptuje koszt zamiast pracownika?
Nie. Kontrola biznesowa zakupu pozostaje osobnym zadaniem firmy.
Czy program księgowy musi być zmieniony?
To zależy od jego możliwości. Wymagania potwierdzamy z dostawcą, bez automatycznego zalecenia wymiany.
Czy testujecie na prawdziwych fakturach?
Próby uzgadniamy w odpowiednim środowisku. Nie tworzymy fikcyjnych transakcji w systemie produkcyjnym.
Czy wdrożenie obejmuje uprawnienia?
Może obejmować mapę ról i właściwe przygotowanie dostępów, jeśli zostanie to potwierdzone.
Czy pomożecie po uruchomieniu?
Zakres i czas dalszego wsparcia ustalamy osobno, wraz ze sposobem zgłaszania problemów.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Zapytaj o zakres i wycenę.
Podaj używany program, liczbę osób wystawiających faktury i główne rodzaje transakcji. Opisz obecny etap wdrożenia.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Podaj używany program, liczbę osób wystawiających faktury i główne rodzaje transakcji. Opisz obecny etap wdrożenia.