Zawiadomienie GIIF — analiza podstaw i przygotowanie dokumentów
Pomagamy instytucjom obowiązanym ocenić okoliczności wymagające zawiadomienia GIIF i przygotować uzgodnioną dokumentację. Rozdzielamy rodzaje raportowania, porządkujemy chronologię, dane i uzasadnienie. Uwzględniamy właściwe terminy, poufność oraz obowiązki dotyczące konkretnej transakcji, jeżeli sytuacja wymaga pilnej reakcji.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla osób odpowiedzialnych za AML, kierownictwa oraz instytucji, które analizują nietypową relację, transakcję lub wartości majątkowe.
Nietypowy przepływ
Instytucja ma informacje o transakcji niezgodnej z dotychczasowym profilem klienta i potrzebuje oceny trybu reakcji.
Pilna transakcja
Wątpliwości pojawiają się przed planowaną realizacją, dlatego konieczne jest uwzględnienie szczególnych obowiązków i terminów.
Uzupełnienie informacji
Przygotowany opis jest niespójny albo organ oczekuje dodatkowych danych powiązanych z wcześniejszym zawiadomieniem.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Kwalifikacja sytuacji
Zestawiamy fakty z odpowiednim trybem ustawowym. Wskazujemy istotny moment dla terminu i dalsze obowiązki instytucji.
Mapa właściwego postępowania.
Projekt uzasadnienia
Porządkujemy chronologię, uczestników i powody podejrzenia. Oddzielamy źródła potwierdzone od niezweryfikowanych informacji.
Spójny opis do zawiadomienia.
Pakiet dokumentacyjny
Układamy listę załączników, akceptacji i potwierdzeń. Uwzględniamy poufność oraz przygotowanie odpowiedzi na dalsze pytania.
Akta decyzji i przekazania danych.
Przekazanie dokumentów i ustaleń
Omawiamy przygotowany materiał oraz uwagi klienta. Wskazujemy osoby odpowiedzialne za podpisy i dalsze czynności, dokumenty pozostające do uzupełnienia oraz działania wymagające osobnego zlecenia.
Materiały z kolejnością dalszych działań.
Granice zlecenia
Nie potwierdzamy przyjęcia zlecenia samym wysłaniem formularza. Instytucja nie powinna odkładać wymaganych działań do czasu uzyskania odpowiedzi.
Różne obowiązki raportowania
Wybór trybu wpływa na termin i zakres informacji.
| Element | Co sprawdzamy | Rezultat |
|---|---|---|
| Rodzaj sprawy | Transakcja raportowana lub podejrzenie | Właściwa podstawa działania. |
| Czas | Ustalenie informacji i plan realizacji | Pilność oraz kolejność czynności. |
| Treść | Fakty, źródła i uzasadnienie | Kompletny materiał do przekazania. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Najpierw właściwy tryb, potem formularz
Odróżniamy rutynowe raportowanie określonych transakcji od zawiadomienia o okolicznościach wskazujących na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Osobno analizujemy przypadek uzasadnionego podejrzenia dotyczącego konkretnej transakcji albo wartości majątkowych. Nie stosujemy jednego terminu i jednego formularza do wszystkich sytuacji. Sprawdzamy moment pozyskania i potwierdzenia informacji, możliwość przeprowadzenia czynności oraz ewentualne wcześniejsze kontakty z organem. Konsultacja nie zawiesza ustawowych obowiązków instytucji. Gdy transakcja ma zostać wykonana niezwłocznie, plan pracy musi uwzględniać tę pilność od początku, zamiast zakładać zwykły obieg akceptacji dokumentu.
Uzasadnienie powinno pokazywać fakty i tok analizy
Porządkujemy relacje między uczestnikami, kwoty, daty i gospodarczy cel czynności. Oddzielamy potwierdzone informacje, wyjaśnienia klienta i elementy pozostające do wyjaśnienia. Samo stwierdzenie, że transakcja jest nietypowa, nie opisuje jeszcze podstaw konkretnego podejrzenia. Pomagamy pokazać znaczenie sprzeczności i wynik przeprowadzonych czynności bez przypisywania klientowi winy, której nie ustalono. Uwzględniamy ograniczenia ujawniania faktu zawiadomienia i prowadzonych analiz. Dokumentacja obejmuje również osoby zatwierdzające, sposób przekazania i zachowanie potwierdzenia, a ewentualne dalsze uzupełnienia pozostają powiązane z pierwotnym opisem sprawy.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Cel i aktualny etap
Omawiamy oczekiwany rezultat, uczestników sprawy i najbliższe terminy. Potwierdzamy możliwość przyjęcia zlecenia oraz osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
Materiały i zakres
Ustalamy dokumenty potrzebne do analizy, sposób ich przekazania i ewentualne braki. Oferta określa konkretne opracowania oraz granice odpowiedzialności.
Analiza i opracowanie
Przygotowujemy uzgodniony materiał, wyjaśniamy istotne ryzyka i wskazujemy decyzje, których nie można podjąć bez informacji od klienta lub specjalisty.
Omówienie i dalsze kroki
Przekazujemy wynik wraz z wyjaśnieniami. Ustalamy, które czynności wykona klient, a które wymagają odrębnego zlecenia, zgody albo działania właściwego organu.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Wynagrodzenie ustalamy po określeniu zakresu i ocenie materiałów. W ofercie wskazujemy dokumenty lub działania objęte ceną, liczbę uzgodnień i sposób rozliczania dodatkowych prac. Opłaty urzędowe, sądowe, notarialne oraz koszty zewnętrznych specjalistów omawiamy osobno, jeżeli dotyczą sprawy. Termin naszej pracy potwierdzamy po otrzymaniu potrzebnych informacji; nie jest on gwarancją terminu decyzji urzędu, sądu lub kontrahenta.
Co wpływa na koszt?
- Pilność i etap realizacji transakcji.
- Liczba uczestników i dokumentów.
- Projekt zawiadomienia lub dalsze uzupełnienia.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Chronologia zdarzeń i termin planowanej transakcji
- Dane klienta oraz dostępna dokumentacja AML
- Dokumenty transakcji i uzyskane wyjaśnienia
- Dotychczasowa korespondencja z GIIF
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy każda nietypowa transakcja oznacza przestępstwo?
Nie. Trzeba ocenić okoliczności, informacje o kliencie i wynik przeprowadzonej analizy.
Czy wszystkie zawiadomienia mają ten sam termin?
Nie. Termin zależy od właściwej podstawy oraz rodzaju sytuacji; nie należy czekać z jej kwalifikacją.
Czy konsultacja wstrzymuje obowiązek raportowania?
Nie. Instytucja musi realizować swoje obowiązki w ustawowych terminach.
Czy można powiedzieć klientowi o zawiadomieniu?
Obowiązują ustawowe ograniczenia ujawniania; zakres komunikacji wymaga ostrożnej oceny.
Czy przygotujecie samo uzasadnienie?
Tak, po określeniu zakresu materiałów i właściwego trybu działania.
Czy usługa obejmuje wysłanie zawiadomienia?
Zakres przekazania ustalamy osobno, z uwzględnieniem uprawnień i obowiązków instytucji.
Zapytaj o zakres i wycenę.
Podaj rodzaj instytucji i znany termin czynności, bez ujawniania zbędnych danych w pierwszej wiadomości. Na początek wystarczy opis bez danych wrażliwych. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Podaj rodzaj instytucji i znany termin czynności, bez ujawniania zbędnych danych w pierwszej wiadomości. Na początek wystarczy opis bez danych wrażliwych. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.
Oficjalne informacje związane z tematem
- Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu