Klient PEP — weryfikacja statusu i procedura AML
Pomagamy instytucjom obowiązanym prawidłowo ustalić status PEP klienta lub beneficjenta i zastosować odpowiednie środki AML. Analizujemy pełnioną funkcję, powiązania oraz dostępne źródła. Przygotowujemy zasady dokumentowania ustaleń, akceptacji relacji i pogłębionego monitorowania, bez utożsamiania statusu PEP z podejrzeniem przestępstwa.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla instytucji obowiązanych obsługujących osoby pełniące istotne funkcje publiczne oraz klientów powiązanych z takimi osobami.
Trafienie w bazie
System wskazuje zgodność nazwiska, ale brakuje potwierdzenia tożsamości i rodzaju publicznej funkcji.
Nowy klient PEP
Instytucja potrzebuje właściwego zestawu informacji, akceptacji i zasad obsługi przed nawiązaniem relacji.
Koniec kadencji
Klient informuje o odejściu ze stanowiska i oczekuje zakończenia dodatkowej weryfikacji.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Ocena statusu
Porównujemy funkcję, daty i powiązania z ustawowymi kategoriami. Oznaczamy źródła oraz niewyjaśnione elementy.
Uzasadnione ustalenie PEP.
Zasady akceptacji
Opracowujemy ścieżkę przekazania sprawy kierownictwu, zakres pytań i sposób dokumentowania decyzji o relacji.
Materiał do zatwierdzenia obsługi.
Monitoring i aktualizacja
Opisujemy przeglądy, zmiany statusu i dalszą ocenę ryzyka po zakończeniu funkcji. Rozdzielamy obowiązki PEP i sankcyjne.
Instrukcja dalszej pracy z klientem.
Przekazanie dokumentów i ustaleń
Omawiamy przygotowany materiał oraz uwagi klienta. Wskazujemy osoby odpowiedzialne za podpisy i dalsze czynności, dokumenty pozostające do uzupełnienia oraz działania wymagające osobnego zlecenia.
Materiały z kolejnością dalszych działań.
Granice zlecenia
Nie zapewniamy kompletności komercyjnych baz ani automatycznej zgody na relację. Decyzję podejmuje właściwa osoba w instytucji.
PEP w procesie obsługi
Wynik wyszukiwania jest początkiem analizy.
| Element | Co sprawdzamy | Rezultat |
|---|---|---|
| Identyfikacja | Osoba, funkcja i powiązania | Potwierdzenie lub wyjaśnienie trafienia. |
| Akceptacja | Źródła majątku i decyzja kierownictwa | Dokumentacja rozpoczęcia relacji. |
| Przegląd | Aktualny status i ryzyko | Dostosowany zakres monitorowania. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Status trzeba ustalić na podstawie funkcji i powiązań
Sprawdzamy ustawowe kategorie stanowisk oraz znaczenie członkostwa w rodzinie i bliskiej współpracy. Sama popularność osoby, obywatelstwo czy ogólne powiązanie z polityką nie przesądzają wyniku. Analizujemy zgodność oświadczenia z dostępnymi informacjami, daty pełnienia funkcji i przyczyny możliwego dopasowania w bazie. Komercyjna wyszukiwarka może pomóc, lecz wynik wymaga oceny tożsamości i źródeł. Nie traktujemy każdego zgodnego nazwiska jako potwierdzonego trafienia. Dokumentujemy również uzasadnienie wykluczenia statusu, jeśli dostępne materiały pokazują, że chodzi o inną osobę lub funkcję niewchodzącą w zakres ustawowej definicji.
PEP wymaga odpowiednich działań, a nie automatycznej odmowy
Porządkujemy wymaganą akceptację kadry kierowniczej, ustalenie źródła majątku i pochodzenia wartości majątkowych oraz intensyfikację monitorowania. Zakres pytań i dokumentów powinien odpowiadać ryzyku oraz okolicznościom relacji. Zakończenie pełnienia funkcji nie powoduje natychmiastowego zaniku wszystkich obowiązków: ocena dalszego ryzyka i ustawowy minimalny okres mają odrębne znaczenie. Oddzielamy status PEP od sankcji finansowych, ponieważ są to różne podstawy i skutki prawne. Przygotowujemy reguły reagowania na nowe informacje, tak aby podjęta wcześniej decyzja nie blokowała ponownej oceny zmienionej sytuacji.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Cel i aktualny etap
Omawiamy oczekiwany rezultat, uczestników sprawy i najbliższe terminy. Potwierdzamy możliwość przyjęcia zlecenia oraz osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
Materiały i zakres
Ustalamy dokumenty potrzebne do analizy, sposób ich przekazania i ewentualne braki. Oferta określa konkretne opracowania oraz granice odpowiedzialności.
Analiza i opracowanie
Przygotowujemy uzgodniony materiał, wyjaśniamy istotne ryzyka i wskazujemy decyzje, których nie można podjąć bez informacji od klienta lub specjalisty.
Omówienie i dalsze kroki
Przekazujemy wynik wraz z wyjaśnieniami. Ustalamy, które czynności wykona klient, a które wymagają odrębnego zlecenia, zgody albo działania właściwego organu.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Wynagrodzenie ustalamy po określeniu zakresu i ocenie materiałów. W ofercie wskazujemy dokumenty lub działania objęte ceną, liczbę uzgodnień i sposób rozliczania dodatkowych prac. Opłaty urzędowe, sądowe, notarialne oraz koszty zewnętrznych specjalistów omawiamy osobno, jeżeli dotyczą sprawy. Termin naszej pracy potwierdzamy po otrzymaniu potrzebnych informacji; nie jest on gwarancją terminu decyzji urzędu, sądu lub kontrahenta.
Co wpływa na koszt?
- Zakres funkcji i powiązań do sprawdzenia.
- Dostępność wiarygodnych źródeł.
- Jedna sprawa albo opracowanie procedury dla instytucji.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Oświadczenie klienta i dane identyfikacyjne
- Informacje o funkcji oraz okresie jej pełnienia
- Wynik wyszukania i wskazane źródła
- Procedura AML i planowany charakter relacji
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy PEP oznacza zakaz obsługi klienta?
Nie automatycznie. Status wiąże się z odpowiednimi środkami i oceną ryzyka.
Czy PEP i osoba objęta sankcjami to to samo?
Nie. Należy odrębnie sprawdzić podstawy oraz skutki obu kwalifikacji.
Czy wystarczy oświadczenie klienta?
Sposób ustalenia statusu powinien odpowiadać analizie ryzyka i dostępnej wiedzy; oświadczenie nie usuwa sprzeczności.
Czy po zakończeniu funkcji znika dodatkowa kontrola?
Nie od razu. Ustawa przewiduje ocenę dalszego ryzyka oraz okres nie krótszy niż 12 miesięcy.
Czy sprawdzacie członków rodziny?
Uwzględniamy ustawowo określone kategorie powiązań, bez automatycznego obejmowania każdej znajomości.
Czy wynik komercyjnej bazy jest rozstrzygający?
Nie. Trzeba potwierdzić tożsamość i znaczenie informacji dla konkretnego klienta.
Zapytaj o zakres i wycenę.
Wskaż, czy chodzi o nowe trafienie, rozpoczęcie współpracy czy zmianę statusu. Na początek wystarczy opis bez danych wrażliwych. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Wskaż, czy chodzi o nowe trafienie, rozpoczęcie współpracy czy zmianę statusu. Na początek wystarczy opis bez danych wrażliwych. Sposób przekazania dokumentów ustalimy po kontakcie.
Oficjalne informacje związane z tematem
- Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu