Reprezentacja podczas kontroli podatkowej — wsparcie firmy
Otrzymałeś zawiadomienie, upoważnienie albo żądanie dokumentów? Pomagamy ustalić rodzaj działań organu, zakres kontroli i najbliższe obowiązki firmy. Organizujemy dokumenty oraz przygotowanie stanowiska. Jeżeli zlecenie wymaga reprezentacji, przed rozpoczęciem potwierdzamy udział właściwego pełnomocnika i zakres jego umocowania.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla przedsiębiorców, zarządów i osób odpowiedzialnych za finanse firmy w Polsce. Współpracę zaczynamy od otrzymanych pism; czynności sprawdzające, kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa wymagają rozróżnienia.
Zapowiedziana kontrola
Masz czas na uporządkowanie materiałów i chcesz ustalić, kto będzie odpowiadał organowi oraz nadzorował obieg pism.
Trwające czynności
Urząd żąda dodatkowych dokumentów, a księgowość i zarząd udzielają niespójnych wyjaśnień. Potrzebna jest wspólna chronologia.
Ustalenia niekorzystne dla firmy
Otrzymałeś dokument kończący określony etap i potrzebujesz ocenić dostępny sposób zakwestionowania ustaleń.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Ocena pism i terminów
Sprawdzamy organ, podstawę czynności, zakres okresów i wskazane żądania. Ustalamy pilne działania oraz dostępność akt.
Plan odpowiedzi z kalendarzem obowiązków.
Porządkowanie dowodów
Łączymy dokumenty księgowe, umowy i korespondencję z konkretnymi pytaniami kontrolujących; wskazujemy braki i sprzeczności.
Indeks materiałów oraz lista uzupełnień.
Przygotowanie stanowiska
Opracowujemy wyjaśnienia oparte na dostarczonych faktach i omawiamy niejasności z osobami odpowiedzialnymi za transakcje.
Projekt pisma z uporządkowanymi załącznikami.
Obsługa uzgodnionego etapu
Po ustaleniu wykonawcy i pełnomocnictwa organizujemy kontakt z organem oraz ocenę otrzymanych ustaleń.
Informacja o stanie sprawy i kolejnych możliwościach.
Granice zlecenia
Obsługa obejmuje wyłącznie uzgodniony tryb i etap. Reprezentacja przez uprawnioną osobę oraz sprawy karne skarbowe wymagają odrębnego potwierdzenia.
Najpierw rozpoznanie rodzaju czynności
Nazwa pisma i jego podstawa wpływają na sposób odpowiedzi.
| Etap | Co analizujemy | Co przygotowujemy |
|---|---|---|
| Żądanie dokumentów | Zakres, termin i sposób przekazania. | Uporządkowany pakiet oraz wyjaśnienia. |
| Kontrola | Upoważnienie, okresy i przebieg czynności. | Plan obsługi i materiał dowodowy. |
| Ustalenia organu | Rodzaj dokumentu i dostępny środek reakcji. | Stanowisko lub plan odrębnego postępowania. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Jedna chronologia zamiast kilku wersji zdarzeń
Informacje zarządu, księgowości i działu handlowego powinny odnosić się do tych samych dokumentów. Weryfikujemy rozbieżności przed sformułowaniem odpowiedzi. Nie dopisujemy brakujących zdarzeń i nie tworzymy dowodów z datą wsteczną. Jeżeli firma nie ma dokumentu, wskazujemy ten brak i ustalamy, jakie inne wiarygodne materiały mogą wyjaśnić transakcję.
Kontrola nie kończy się zawsze decyzją podatkową
Rodzaj zakończenia i dalszy przebieg zależą od trybu sprawy. Oddzielamy reakcję na ustalenia kontroli od odwołania od decyzji. Możliwość korekty rozliczeń oceniamy w kontekście aktualnego etapu. W razie odrębnych czynności karnych skarbowych omawiamy dodatkowy zakres pomocy; standardowa obsługa podatkowa nie obejmuje go automatycznie.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Pierwszy kontakt
wskazujesz organ, pismo i termin odpowiedzi.
Analiza
oceniamy tryb, zakres i potrzebne pełnomocnictwo.
Materiały
kompletujemy dowody z wyznaczoną osobą w firmie.
Stanowisko
przygotowujemy odpowiedź i dalszy plan dla ustalonego etapu.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Wynagrodzenie ustalamy według zakresu kontroli, liczby transakcji i przewidywanych czynności. Jednorazowa analiza wezwania różni się od bieżącej obsługi postępowania. Udział w czynnościach na miejscu, odwołanie i sprawa sądowa wymagają wskazania w odrębnym zakresie lub wycenie.
Co wpływa na koszt?
- Rodzaj kontroli i liczba objętych nią okresów.
- Objętość akt oraz konieczność uporządkowania dokumentów.
- Analiza pisma, korespondencja albo szersza reprezentacja.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Zawiadomienie, upoważnienie, wezwania i potwierdzenia odbioru.
- Dotychczasowe odpowiedzi firmy oraz protokoły czynności.
- Umowy, faktury i ewidencje dotyczące wskazanych transakcji.
- Dane o osobach prowadzących księgowość i reprezentujących firmę.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy możecie dołączyć do trwającej kontroli?
Tak, po ocenie akt, terminów i dotychczasowych działań. W pierwszej kolejności potrzebujemy wszystkich otrzymanych pism oraz udzielonych odpowiedzi.
Czy każde wezwanie oznacza kontrolę?
Nie. Ustalamy podstawę prawną i rzeczywisty tryb czynności, ponieważ obowiązki i dostępne środki reakcji mogą się różnić.
Czy trzeba udzielić pełnomocnictwa?
Do działania za firmę zwykle potrzebne jest odpowiednie umocowanie. Rodzaj pełnomocnictwa ustalamy według czynności i osoby prowadzącej.
Czy można zlecić tylko odpowiedź na pismo?
Tak. W takim zleceniu wyraźnie określamy dokument, zakres analizy i to, kto odpowiada za późniejszą korespondencję.
Czy gwarantujecie zakończenie bez dopłaty?
Nie. Wynik zależy od faktów, dokumentów i oceny organu. Przedstawiamy mocne oraz słabe strony stanowiska.
Co zrobić, gdy termin jest bliski?
Podaj go przy pierwszym kontakcie i prześlij pismo uzgodnionym kanałem. Przyjęcie pilnego zlecenia wymaga potwierdzenia dostępności.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Zapytaj o zakres i wycenę.
Napisz, jaki organ prowadzi czynności, jakiego podatku i okresu dotyczą oraz kiedy upływa najbliższy termin. Nie opisuj publicznie danych kontrahentów.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Napisz, jaki organ prowadzi czynności, jakiego podatku i okresu dotyczą oraz kiedy upływa najbliższy termin. Nie opisuj publicznie danych kontrahentów.