Mediacja między przedsiębiorcami — przygotowanie do rozmów
Chcesz rozwiązać spór z kontrahentem bez dalszej eskalacji i zachować możliwość współpracy? Pomagamy przygotować się do mediacji: uporządkować roszczenia, dowody i warunki akceptowalnego porozumienia. Reprezentujemy interes uzgodnionej strony w ramach odrębnie potwierdzonego zakresu. Funkcję bezstronnego mediatora trzeba wyraźnie oddzielić od doradcy jednej ze stron.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla przedsiębiorców prowadzących spory o płatności, wykonanie umów lub zakończenie współpracy. Udział mediatora i zasady postępowania ustala się z zainteresowanymi stronami.
Spór blokuje współpracę
Obie firmy mają interes w kontynuacji, lecz nie zgadzają się co do rozliczenia. Ustalamy kwestie możliwe do negocjowania.
Postępowanie już trwa
Strony rozważają mediację po pozwie. Sprawdzamy etap i terminy, które nadal wymagają uwagi.
Potrzebny szerszy kompromis
Rozwiązanie obejmuje raty, dalsze dostawy lub zwrot rzeczy. Przygotowujemy wariant obejmujący więcej niż jedną kwotę.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Ocena sporu
Porządkujemy żądania, zarzuty, dokumenty i cele biznesowe.
Mapa kwestii do rozmów.
Granice porozumienia
Ustalamy warianty, warunki minimalne i osoby mogące podejmować decyzje.
Stanowisko negocjacyjne.
Przygotowanie mediacji
Zbieramy materiały oraz projekt agendy i propozycji.
Pakiet dla uzgodnionego etapu.
Treść ugody
Sprawdzamy ustalenia, wykonanie i właściwą formę zakończenia.
Projekt porozumienia do zatwierdzenia.
Granice zlecenia
Nie gwarantujemy zgody stron ani zawarcia ugody. Neutralny mediator, doradca strony i pełnomocnik procesowy mają odrębne role oraz osobno ustalany zakres pracy.
Rozmowy potrzebują mandatu do decyzji
Przed spotkaniem warto ustalić, kto może zaakceptować kwotę, raty i zwolnienie z roszczeń.
| Etap | Co przygotowujemy | Cel |
|---|---|---|
| Przed mediacją | Fakty, dowody i zakres sporu. | Wspólna agenda rozmów. |
| Negocjacje | Warianty i granice ustępstw. | Świadoma decyzja strony. |
| Porozumienie | Obowiązki, terminy i skutki naruszenia. | Wykonalna ugoda. |
Co warto ustalić przed zleceniem?
Mediator nie zastępuje doradcy prawnego strony
Mediator pomaga stronom prowadzić rozmowy i powinien zachować bezstronność. Doradca jednej firmy analizuje natomiast jej interes i ryzyka ustępstw. Rozdzielamy te role oraz zasady kontaktu. Przed mediacją ustalamy dokumenty, sposób przekazywania informacji i osoby uprawnione do decyzji. Nie obiecujemy, że druga strona zgodzi się na udział lub zaakceptuje określony wariant rozliczenia.
Ugoda musi obejmować sposób wykonania
Sama zgoda co do kwoty może nie wystarczać, jeśli sporne pozostają odsetki, koszty, zabezpieczenia i zamówienia w toku. Ustalamy harmonogram, sposób potwierdzania wykonania oraz konsekwencje naruszenia. Jeżeli ugoda ma podlegać zatwierdzeniu przez sąd, sprawdzamy odpowiedni zakres i formę. Wpływ mediacji na terminy analizujemy według właściwych przepisów, a nie zakładamy, że każda nieformalna rozmowa ma identyczny skutek.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Cel
ustalamy interes firmy i gotowość do rozmów.
Materiały
porządkujemy roszczenia oraz dowody.
Warianty
przygotowujemy propozycje i granice ustępstw.
Ugoda
sprawdzamy treść oraz dalsze wykonanie.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Cena zależy od liczby zagadnień, materiałów i spotkań. Oferta określa przygotowanie oraz uzgodnione wsparcie strony. Wynagrodzenie mediatora, koszty instytucji, zastępstwo procesowe i późniejsza egzekucja wymagają odrębnego budżetu; nie są automatycznie objęte analizą przed mediacją.
Co wpływa na koszt?
- Liczba roszczeń i stron rozmów.
- Spór przed pozwem albo w toku postępowania.
- Przygotowanie pisemne i liczba uzgodnionych spotkań.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Umowa i dokumenty objętego sporem rozliczenia.
- Wezwania, pozew lub odpowiedź, jeśli istnieją.
- Kalkulacja kwot i propozycje dotychczasowych ustępstw.
- Dane reprezentacji i decyzje wymagane do zawarcia ugody.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy mediacja wymaga zgody drugiej strony?
Udział i zasady trzeba ustalić zgodnie z właściwym trybem; nie można obiecać wymuszenia porozumienia.
Czy będziecie jednocześnie mediatorem i moim doradcą?
Tych ról nie należy łączyć w tej samej sprawie. Zakres i bezstronność ustalamy wyraźnie.
Czy mediacja jest możliwa po wniesieniu pozwu?
Może być rozważona również podczas postępowania. Sprawdzamy etap i obowiązujące terminy.
Czy porozumienie zawsze nadaje się do egzekucji?
Nie każde ma taki skutek automatycznie. Weryfikujemy formę i potrzebę właściwego zatwierdzenia.
Czy można uzgodnić dalszą współpracę zamiast samej zapłaty?
Tak, jeżeli strony akceptują wykonalny model i odpowiednio opiszą obowiązki.
Czy brak ugody oznacza utratę możliwości sądu?
Nie należy tego zakładać. Skutki rozmów i dalsze działania oceniamy dla konkretnej procedury.
Zapytaj o zakres i wycenę.
Podaj przedmiot sporu, kwotę i etap postępowania. Wskaż, czy druga strona zgadza się na rozmowy oraz kto w firmie może zatwierdzić proponowane ustępstwa.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
Podaj przedmiot sporu, kwotę i etap postępowania. Wskaż, czy druga strona zgadza się na rozmowy oraz kto w firmie może zatwierdzić proponowane ustępstwa.