Audyt prawny SaaS — subskrypcja, dane i zakończenie usługi
Rozwijasz produkt SaaS i chcesz sprawdzić, czy warunki korzystania odpowiadają jego działaniu? Analizujemy subskrypcję, rozliczenia, role stron i sposób zakończenia usługi. Łączymy dokumenty z opisem produktu oraz ścieżką użytkownika. Raport wskazuje konkretne poprawki i kwestie wymagające osobnego audytu technicznego lub ochrony danych.
W jakiej sytuacji możemy pomóc?
Dla dostawców aplikacji oferowanych jako usługa na polskim rynku. B2B, konsumenci, funkcje AI i sektory regulowane wymagają odrębnego określenia zakresu analizy.
Start subskrypcji
Produkt wchodzi na rynek. Trzeba ustalić warunki konta, płatności, okresu próbnego i anulowania.
Rozwój funkcji
Dodajesz integracje lub nowe przetwarzanie danych. Dotychczasowe dokumenty mogą nie odpowiadać faktycznej usłudze.
Odejście klienta
Pojawiają się pytania o eksport danych, pomoc migracyjną i zamknięcie dostępu po zakończeniu umowy.
Zakres pomocy i konkretny rezultat
Możesz zamówić wybrany etap albo ustalić szerszy zakres. Przed pracą potwierdzamy, jakie materiały przygotujemy.
Model produktu
Ustalamy grupy klientów, funkcje, okresy subskrypcji i zależności od innych dostawców usług.
Mapa relacji kontraktowych.
Warunki i SLA
Porównujemy regulamin, zamówienia i parametry obsługi z rzeczywistymi możliwościami oraz komunikatami marketingowymi.
Lista rozbieżności do poprawy.
Dane i zakończenie
Analizujemy umowne role, eksport, retencję i ewentualne obowiązki zmiany dostawcy, zależnie od zakresu przepisów.
Ocena zasad wyjścia z usługi.
Raport wdrożeniowy
Przygotowujemy priorytety, proponowane zmiany i zadania dla zespołu produktu, prawnego oraz technicznego.
Plan naprawczy produktu.
Granice zlecenia
Raport nie jest certyfikatem technicznym ani gwarancją pełnej zgodności. Audyt bezpieczeństwa, RODO, AI i prawa obcego wymaga właściwie określonego dodatkowego zakresu.
Od dokumentów do decyzji
Zakres zlecenia dopasowujemy do aktualnego etapu. Poniższe elementy pozwalają ustalić, jakie informacje są już dostępne i jaki rezultat ma zostać przygotowany.
Co warto ustalić przed zleceniem?
SaaS nie ma jednego zestawu obowiązków dla każdego produktu
Znaczenie ma to, co rzeczywiście robi aplikacja, komu jest oferowana i jakie dane przetwarza. Nie stosujemy automatycznie wszystkich regulacji cyfrowych do każdej funkcji. Sprawdzamy zakres zastosowania, między innymi obowiązków dotyczących zmiany dostawcy usług przetwarzania danych, jeśli są właściwe. Osobno kwalifikujemy funkcje AI, dane wrażliwe i sektor regulowany. Zidentyfikowanie dodatkowej regulacji może wymagać rozszerzenia zlecenia, zamiast pozornego potwierdzenia pełnej zgodności.
Warunki zakończenia powinny dać się wykonać technicznie
Obietnica eksportu danych musi odpowiadać dostępnemu formatowi, terminowi i zakresowi informacji. Ustalamy, kto odpowiada za migrację, kiedy kończy się dostęp i co dzieje się z kopiami. Nie potwierdzamy faktycznego usunięcia danych bez odpowiedniej weryfikacji technicznej. Również SLA wymaga rozróżnienia dostępności, czasu reakcji i czasu usunięcia problemu. Raport łączy postanowienia z pytaniami do zespołu, aby poprawki były możliwe do wdrożenia.
Jak wygląda współpraca
Najpierw cel i zakres. Następnie dokumenty, uzgodnione działania i wynik, z którego możesz skorzystać.
Pierwsza wiadomość
opisz cel i aktualny etap, wskaż daty otrzymanych pism oraz najbliższą czynność. Sama wysyłka formularza nie oznacza przyjęcia sprawy ani przejęcia odpowiedzialności za termin.
Ustalenie zakresu
sprawdzamy kompletność materiałów, strony i ewentualny konflikt interesów. Potwierdzamy, co obejmuje wycena, jakie dokumenty otrzymasz oraz które czynności wymagają odrębnego zlecenia.
Praca nad materiałem
łączymy ustalenia z dokumentami źródłowymi, zaznaczamy luki i przedstawiamy projekt lub wnioski do omówienia. Zmiany faktów i nowe pisma przekazujesz przed zatwierdzeniem końcowej wersji.
Przekazanie wyniku
omawiamy dokument, listę dalszych działań i odpowiedzialność za ich wykonanie. Wysyłkę, podpisanie, zastępstwo i kolejne etapy potwierdzamy wyraźnie, aby zakres pomocy był dla Ciebie czytelny.
Zrozumiałe warunki przed startem
Wycena po ustaleniu zakresu
Wycenę przygotowujemy po poznaniu dokumentów, celu i aktualnego etapu. Możesz zlecić samą analizę, przygotowanie dokumentu albo uzgodniony dalszy zakres. Wynagrodzenie za pracę oddzielamy od opłat urzędowych, sądowych, notarialnych, tłumaczeń oraz opinii innych specjalistów. Przed rozpoczęciem potwierdzamy zasady rozliczenia, zakres poprawek i koszty czynności dodatkowych; nie podajemy pozornej ceny bez rozpoznania sprawy.
Co wpływa na koszt?
- Funkcje produktu, role danych i grupy klientów.
- Liczba dostawców, integracji oraz dokumentów.
- Zakres raportu, nowych treści i oceny regulacji szczególnych.
Co przygotować do rozmowy
Ta lista pomaga uporządkować materiały. Nie musisz mieć całego kompletu, aby zapytać o możliwość pomocy.
- Opis funkcji, grup użytkowników i ścieżki zakupu lub uruchomienia subskrypcji.
- Regulamin, zamówienia, SLA, dokumenty danych osobowych i umowy kluczowych dostawców.
- Zasady płatności, odnowień, rezygnacji, eksportu i usuwania danych użytkowników.
- Informacje o integracjach, komponentach i planowanych zmianach produktu wymagających oceny.
Na początek wystarczy opis
Dokumenty przekażesz po uzgodnieniu sposobu kontaktu. Nie wpisuj danych innych osób ani szczegółów wrażliwych w pierwszej wiadomości.
Osoba prowadząca i zasady pracy
Przed przyjęciem zlecenia ustalamy wykonawcę, formę kontaktu i zakres odpowiedzialności. Jeśli potrzebne jest działanie uprawnionego pełnomocnika, omawiamy jego udział oraz warunki osobno.
Zanim zdecydujesz.
Czy audyt obejmuje RODO?
Zakres danych osobowych ustalamy wyraźnie. Pełny audyt procesów może wymagać osobnego etapu i dodatkowych informacji.
Czy każdy SaaS podlega takim samym zasadom Data Act?
Nie należy tego zakładać. Sprawdzamy zakres zastosowania do konkretnej usługi i modelu.
Czy sprawdzacie faktyczne usuwanie danych?
Nie automatycznie. Weryfikacja techniczna wymaga odpowiedniego testu i dostępu uzgodnionego z zespołem.
Czy SLA powinno gwarantować usunięcie każdej awarii?
Warunki muszą odpowiadać realnym możliwościom. Rozróżniamy reakcję, obejście problemu i jego trwałe rozwiązanie.
Czy audyt obejmie funkcje AI?
Może, po określeniu roli produktu i dodatkowego zakresu. Nie potwierdzamy zgodności AI na podstawie samego regulaminu.
Czy przygotujecie nowy regulamin?
Można zlecić redakcję na podstawie raportu. Audyt i opracowanie pełnego zestawu dokumentów rozdzielamy w wycenie.
Inny etap? Sprawdź powiązaną usługę
Zapytaj o zakres i wycenę.
W pierwszym kontakcie wystarczy krótki opis oraz informacja o terminie. Nie przesyłaj haseł, pełnych baz klientów ani oryginałów dokumentów. Sposób bezpiecznego przekazania materiałów i osobę odpowiedzialną za sprawę ustalimy po kontakcie.
Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny zakresu i wyceny. Samo zapytanie nie oznacza zawarcia umowy.
Jeśli masz termin sądowy lub urzędowy, podaj go już przy pierwszym kontakcie.
Przygotuj krótką wiadomość
W pierwszym kontakcie wystarczy krótki opis oraz informacja o terminie. Nie przesyłaj haseł, pełnych baz klientów ani oryginałów dokumentów. Sposób bezpiecznego przekazania materiałów i osobę odpowiedzialną za sprawę ustalimy po kontakcie.