Ustal jeden obieg dokumentów
Uzgodnij z księgowością, gdzie trafiają faktury i kto odpowiada za ich kompletność. Przekazywanie części dokumentów pocztą, części w komunikatorze i części ustnie utrudnia kontrolę. Wybierz uzgodniony kanał i opisz, jak zgłaszać brakujący dokument.
Dodaj kontekst transakcji
Sama faktura nie zawsze wyjaśnia, czego dotyczył zakup. Oznacz wydatki wymagające wyjaśnienia, powiązane umowy, zaliczki i zwroty. Przy transakcjach zagranicznych przygotuj także informacje o kontrahencie, dostawie i rzeczywistym przebiegu współpracy.
Poinformuj o zmianach
Nowy pracownik, nowy kraj sprzedaży, leasing, pożyczka lub większa inwestycja mogą wymagać dodatkowych danych. Informuj księgowość o planowanych zdarzeniach z wyprzedzeniem. Uzgodnij listę informacji potrzebnych przed rozpoczęciem transakcji.
Sprawdzaj potwierdzenia
Ustal, w jaki sposób otrzymasz informację o brakach, przygotowanych rozliczeniach i zadaniach po swojej stronie. Nie zakładaj, że brak pytania oznacza komplet dokumentacji. Krótkie podsumowanie okresu pomaga obu stronom utrzymać porządek.